Azərbaycanda tədbir təşkilatçılığı – Yerli proqram ehtiyacı

I hissə; Yerli proqram ehtiyacı və ya dövlətə təklif

Bu gün ölkəmizdə yüzlərlə tədbir, konfrans, zirvə, forumlar təşkil edilir. Bu yazıda tədbirlər sahəsində 13 illik təcrübə və 114 tədbir keçirmiş biri kimi öz təcrübələrimi hissəli şəkildə bölüşmək istəyirəm. “Kənardan baxana oyun asan gəlir” deyirlər. Təşkilatçılıq heç də asan məsələ deyil. Üstəlik kommersiya məqsədli tədbirlərdə bilet satışı və sponsorluqla bu işi davamlı görmək də böyük məharət istəyir.

Gəlin görək bu bazarda ümumi vəziyyət necədir?!

Keçirilən tədbirləri bir neçə istiqamət üzrə kateqoriyalara bölmək olar;

1. Dövlətin təşkil etdiyi tədbirlər

2. Dövlət və özəl müştərək təşkil edilən tədbirlər
3. Özəl şirkətlərin keçirdikləri birdəfəlik və ənənəvi tədbirlər
4. Xarici şirkətlərin keçirdiyi tədbirlər

1. Dövlətin keçirdiyi tədbirlər – Yerli proqram ehtiyacı

Bu tədbirlər özü də yerli və beynəlxalq tədbirlərə bölünür. Beynəlxalq tədbirlər adətən kommersiya məqsədli olmur. Lakin tədbir təşkilatçılığında beynəlxalq təcrübəni öyrənmək yaxşı fürsətdir. Bu da ancaq o halda olur ki, beynəlxalq təşkilatlar xüsusi proqram (soft) vasitəsilə prosesi kontrol etmə tələbi qoyur.

Bu gün təəssüf ki, Azərbaycanda yerli “event management” proqramı yoxdur. Varsa belə praktikada işlək deyil. Bir-iki belə softun tenderdə qalib gələrək hansısa quruma hazırlanmış versiyaları var. Amma görünən odur ki, ya yarımçıqdır, ya da prosesi tam əhatə etmədiyindən işlək deyil. Bəzi özəl şirkətlər beynəlxalq proqramlardan istifadə edir (Event AİR və s). Amma son hadisələr fonunda demək lazımdır ki, bu çox risklidir. Yaxşı olar ki, özümüzün öz bulud sistemlərimizdə və təhlükəsizlik cəhətdən tam təmin edilmiş proqramımız olsun. Xarici proqramlarda ödəniş sistemləri və yerli xüsusiyyətlərə uyğun olmayan çox modullar var ki, bunlar həm proqramı bahalı edir, həm də işlək olmur.

Biz özümüz Facemark olaraq bir neçə dəfə belə bir proqramı hazırlamağa cəhd etmişik, lakin hansısa mərhələdə tamamlanmayıb. Hazırda da üzərində iş gedir, amma bu çox zəhmətli və maliyyə tələb edən prosesdir. Bizdə ölkəmizə tam uyğun formada (həm özəl, həm dövlət tədbirləri üçün bütün protokol qaydaları nəzərə alınmaqla) belə bir proqramın təkmil brifi var, sadəcə onu proqrama çevirmək lazımdır. Yaxşı olardı ki, egov platformasında və ya maliyyə nazirliyində ilk növbədə dövlət qurumları üçün vahid platforma yaradılsın. Bu sadəcə təklifdir. Düşünürəm ki, bu gün də olmasa, gec-tez buna gəlib çıxacağıq.

Bu bizə nə verəcək?

1. Qurumları beynəlxalq standartlara uyğun şəkildə təşkilatçılığa alışdıracaq
2. Əlavə məsrəflərdən azad edəcək, Prosesboyu şəffaflığı təmin edəcək, qənaət imkanı yaradacaq və sui-istifadə hallarını minimuma endirəcək.
3. Tam təhlükəsiz olacaq, məlumat sızması ehtimalı minimuma enəcək.
4. Xərcləri istər onu keçirən qurum, istərsə də nəzarətedici qurum birbaşa görə və müdaxilə edə biləcək.
5. Dövlət qurumları, ələxsüs keçirilən tədbirdə ən azı 2 dövlət qurumu olarsa, onlar arasında kommunikasiyanı gücləndirəcək, vahid platforma məlumat itkisinin, texniki xətaların qarşısını alacaq.
6. Yerli və xarici iştirakçıların günü-gündən böyüyən vahid bazası formalaşacaq
7. Tədbirlərin əhəmiyyətlilik dərəcəsinə görə protokol standartları hazırlanıb tətbiqi məcburi ediləcək. Nəticədə keyfiyyət hiss ediləcək səviyyədə artacaq.
8. Ölkənin bütün növ ödəniş sistemlərinə inteqrasiya olunacaq, eyni zamanda qurumların daxili sənəd dövriyyəsinə inteqrasiya olunmaqla prosesləri proqram daxilində, əlavə yazışmalar, votsap qrupları, task managerlərdən istifadə etməməklə rahatlaşdıracaq.
9. Bütün tədbir məkanlarının vahid bazası formalaşacaq, tədbir təşkilatçılığında ixtisaslaşmış təchizatçıların kataloqu sayəsində sürətli şəkildə nəticə əldə etmək mümkün olacaq.
10. Ölkədə keçirilən tədbirlərin vahid reyestri formalaşmış olacaq
11. Xarici qonaqların dəvət qaydaları, onların arzuedilən olub-olmamasına vahid mərkəzdən nəzarət imkanı yaracaq.

Həm dövlətdə, həm özəl şirkətlərdə təcrübəsi olan biri kimi əminliklə deyə bilərəm ki, bu gün dövlət tədbirlərində ən həlledici amil qurumlar arası kommunikasiyada qopuqluqlarının olmasıdır. Həmçinin rəsmilərin dəvətində hər qurumun özünəxas yanaşması mövcuddur.

Tədbirlərin əhəmiyyəti və keyfiyyəti

Hər bir tədbirin həm əhəmiyyəti olmalıdır, həm də keyfiyyətli təşkilatçılığı. Yuxarıdakı addımlar keyfiyyəti ciddi mənada artıracaq. İkinci önəmli məqam isə keçirilən tədbirlərin əhəmiyyətidir.

Bəs tədbirlərin əhəmiyyəti nöqteyi nəzərdən nə kimi problemlər mövcuddur?

• Bəzi tədbirlər sadəcə təkrarlanır. Bu dövlət büdcəsindən əlavə xərclərin yaranmasına səbəb olur.
• Bəzi tədbirlərin ümumiyyətlə keçirilməsinə ehtiyac yoxdur.
• Bəzi tədbirləri isə müştərək qurumlar öz aralarında rol və büdcə bölgüsü ilə həm daha nəticəyönümlü edər, həm də qənaət etmiş olar. Burada müştərək təşkil edilmiş tədbirlər üzrə sonradan hesablama palatası tərəfindən yoxlamalar zamanı nöqsanlar olmasın deyə, müştərək tədbirlərin büdcəsinin bölgüsü qaydaları hazırlanmalıdır. Bu gün palata yoxlaması həm də səmərəlilik təhlili aparır, onlar üçün də iş yükünü bir xeyli yüngülləşdirmiş olar.
• Bəzi tədbirlərdə özəl təşkilatların cəlbi ilə büdcəyə ciddi qənaət etmək olar. Lakin bu halda özəl şirkətlərin büdcənin bir qismini qarşılaması halında müəyyən güzəştlərə sahib olması prosesi daha da təşviq edə bilər. Güzəştlər fərqli formada ola bilər. Bunlara vergi güzəştləri, daxil olduqları hissədə istifadə edilən mal və materiallarda gömrük güzəştləri və s. ola bilər. Bu xüsusən dövlətlə işləyən, onlara xidmət göstərən təşkilatlar üçün daha çox maraqlı olar.
• Keçirilməsinə ehtiyac olmayan tədbirlədən başqa bəzi tədbirlərin məntiqli nəticəsi olmur. Tədbir olur bitir, onun verdiyi mesaj, yaratdığı təsir ölçülə bilmir.

Bəzi dövlət qurumları illik büdcələrindən kifayət qədər az məbləğdə xərc etməklə də dövlətin onların qarşısında qoyduğu hədəflərə çata bilər. Bu isə özəl qurumlarla səmərəli tərəfdaşlıqdan keçir. Özəl təşkilatlar arasında da bu hal ciddi rəqabət yaradıb iqtisadiyyatımızı qazandıra bilər. Bəzən olur ki, sırf 2-3 dövlət qurumu ilə çalışan bir şirkət məhz onlar üçün event şirkəti qurur və bunu bütün bazar bilir. Bu həm şirkətin ictimai nüfuzuna, həm həmin qurumda sonrakı yoxlamalar zamanı əsaslı şübhələrin yaranmasına gətirib çıxarır.

Bu gün məntiqi sonluq kimi fayda və maarifləndirmə prinsipi üzərindən gedərək biz Facemark olaraq demək olar ki, bütün illik ənənəvi tədbirlərimizdə hansısa əlaqəli dövlət qurumu ilə əməkdaşlıq edirik. Onlara xüsusi panel ayrılır, iştirakçıların sualları birbaşa verməsinə şərait yaradılır, yığılıb qalmış, səsləndirilməmiş suallar daha sonradan həmin qurumlara göndərilir. Buna müvafiq olaraq da bilirəm ki, qanunvericiliyə dəyişiklikdə ciddi töhfə vermiş olur. Düşünürəm ki, dövlət – özəl tərəfdaşlığı (PP) modeli kimi bunu daha da genişləndirmək lazımdır. Hətta digitalda deyilənlər itməsin deyə bəzi tədbirlərimizin fiziki və ya online pdf şəklində kitabını da hazırlamışıq.

Tədbir təşkilatçılığı haqqında silsilə yazılar hazırlayacam, amma bu yazıda sırf yerli proqram ehtiyacına toxunmuşam deyə mövzunu çox yayındırmaq istəmirəm. Yazılanları qısa icmallaşdırsaq, bu gün hava-su kimi yerli və təhlükəsiz şəraitdə məlumatların qorunduğu tədbir təşkilatçılığı proqramına ehtiyac var və bu bütün qurumlar üçün düşünürük ki, vahid platformadan idarə edilməlidir və daim yeni ehtiyaclar üzərindən təkmilləşməlidir.

Burada çıxan digər sual isə budur ki, tətbiqin sahibi kim və ya hansı qurum olmalıdır? Çünki tətbiqin, proqramın real sahibi olmasa, ondan istifadə və işləklik də sual altına düşə bilər.

Bu sualı dostlarla da müzakirə etdik, elə bir yekun qənaət formalaşmadı. Təklifləriniz varsa, yazın, müzakirə edək.