Email yazışmalarımızda buraxdığımız bəsit səhvlər

Həftəsonu olduğundan bir az sərbəst mövzudan yazmaq istəyirəm. Bu dəfə hamımızın gündəlik olaraq aktiv istifadə etdiyi email yazışmalar haqqında yazmaq qərarına gəldim. Hər birimiz gündəlik n sayda email yazır, bir o qədər email qəbul edirik. Öncəki işimdə günə 200-ə yaxın email aldığım vaxtlar olurdu, bütün müştəri şikayətlərini şəxsən emaildə qəbul edir, həll edildikdən sonra həlli barədə təkrar email yazırdım. Eləcə də gün ərzində şirkətlərdən n qədər də email alırdım. Bu gün elə yaza-yaza email yazışmaları zamanı fikir verməli olduğumuz nüanslara toxunacam.

1. İmzasız email olmaz

Mənə görə istənilən emailin imzası olmalıdır. Praktikamda imzasız və ya hər dəfə bir cür imza qoyan, kriptolardan istifadə edənlər görmüşəm. Əvvəla imza şirkətiniz, Sizin özünüz haqqında informasiyadır, imic formalaşdırır. Mənə həmişə şirkətlərin imza formaları maraqlı olub, müqayisə etmişəm. İmzadan əlavə əsas da imzanın standart formasının bütün şirkətdə eyni olmasıdır. Bəzən hərə özünə istədiyi kimi imza əlavə edir ki, bu da düz deyil. Bu gün şirkətlər imzalarında cari kampaniyalarını belə anons edir, aldıqları mükafatları qeyd edirlər. Zarafat deyil, bir ortalama şirkət gün ərzində bəlkə də 1000-ə yaxın email alıb-göndərir. Bu Sizin imicinizin, məlumatınızın hər gün n qədər adama çatması deməkdir. Mən elə olub ki, mənə təklif göndərən kiminsə mailindəki fb linkə daxil olub şirkəti haqqında ətraflı məlumat alıb fikrimi dəyişmişəm. Yəni imtina edəcəkdim təklifdən, amma fb səhifələrinin iş prinsipini, xidmətləri haqqında əlavə informasiya alandan sonra fikrimdən daşındım.

2. Salam-Sağol emailə də aiddir

Bəzən olur ki, salamsız-kəlamsız emaillər gəlir. Və ya tərsinə salamla başlayıb sonda sağollaşmırlar. Bəzən də bunu rəhbər şəxslər edir. Bəziləri isə “telefondan idi deyə qısa yazdım” falan kimi səbəblər göstərir. Əvvəla telefon və ya başqa mənbə fərq etməz müraciətlərdə professional olmaq lazımdır. Məsələn, Sizə uzun bir məktub yazan, qısa bir müraciət edən və s. tipli bir mailə “oldu, edin, etiraz etmirəm, OK” və s bu tipli cavablar xoş deyil açığı. Bir çox hallarda da yazı ardıcıllığı gözlənilmir. Hamısını bir sətirdə yazırlar. Hər halda vizual və aydın olması üçün yazıda olduğu kimi maildə də abzaslardan istifadə edin. Və sonda mütləq sağollaşmaq və ya bunu əvəz edən ifadələrdən istifadə etmək lazımdır – hörmətlə, təşəkkürlər, best regards – bizimkilər ən çox belə yazır kimi və s. 🙂

3. Yazı üslubuna ciddi fikir vermək lazımdır

Bəzən bir mail mətnində 3 fərqli şrift, abzasın birinin hamısının böyük hərflə, birinin ancaq kiçik hərflə, yazının ortasında nəyinsə qırmızılandığı, nəyinsə bozardıldığı və s.in şahidi oluruq. Bəzən qara bold edilən yazılar guya diqqət çəkmə məqsədi daşıyan “əsəbiləşmək” göstəricisidir. Və nəyisə hamısını böyük hərflə yazıb sonunda 8 dənə nida işarəsi qoyma. Bunlar etik deyil. Eləcə də yazıdan sonda 30 nöqtə də eyni mənanı verir. Əgər Siz əvvəl yazılan mailə cavab verirsinizsə, verdiyiniz hissəyə uyğun yazını fərqlənməsi üçün fərqli rəngdə edə bilərsiniz. Amma bu sonda svetafora oxşamamalıdır. Normalda isə şirkətlərdə email standartları olur, orada email mətninin şrifti, ölçüsü və s. qeyd edilir. Buna əməl etmək ciddi və korporativ stildən xəbər verir.

4. Sendviç yanaşması – çox azımız bu üsulu bilirik və ya istifadə edirik

Bəzən nəyinsə müzakirəsi zamanı mailləşmə bir xeyli uzanır. Sən yazırsan, o yazır, sonra yenə cavab verirsən və s. Bu zaman bəzən qarşı tərəfin stilinin hər maildə dəyişdiyini hiss edirsən, buna görə də onun əhvalını, mövzunun istiqamətini hiss edirsən. İş təcrübəm boyu əksər maillərdə qarşı tərəfin emosiyasını gizlədə bilməməsinin şahidi olmuşam. O adamların yəqin ki, mail yazışmalarında Sendviç üsulundan xəbərləri yoxdur.

Burada qayda belədir ki, maili başlayanda “yumşaq və pozitiv” başlayırsan, mailin ortasında irad, şikayət, qeyd nə varsa, deyirsən və sonda yenə yumşaq və pozitiv üsulda bitirsən. Gəlin, bunu misal üzərindən izah edək.

Metodu praktik misal üzərindən izah edim ki, daha aydın olsun. Məsələn, deyək ki, Siz reklam agentliyisiniz, şirkətə briflərinə uyğun təklif hazırlayıb maillə göndərmisiniz. Onlar da cavab yazıb, amma bu cavabda məlumatsızlıq, təklifi düzgün başa düşməmə hiss edilir. Siz necə cavab verməlisiniz? Çox vaxt belə olur, qarşı tərəf Sizin balaca səhv düşündüyünüzü hiss edən kimi, o saat bunu ard-arda “üzünüzə vurmağa çalışır”. Salamı yazıb birbaşa iradınızın üstünə gedir və hər vəchlə haqlı olduğunu maildə sübut etməyə çalışır. Müştəri səhv edə, mail yazan fərqli düşünə bilər, amma bunu ona demək tərzi var. Siz əvvəlcə ona şərhləri üçün təşəkkür edə , ortaq işinizin perspektivlərini yüksək gördüyünüzü falan tipli havalı sözlərdən istifadə edərək pozitiv aura yarada bilərsiniz. Mailin ortasında isə yumşaq formada iradlarınızı çatdırırsınız. Sonda yenə əməkdaşlıqdan məmnun olduğunuzu, qeyd etdiklərinizin düzəldilməsindən sonra gözəl bir işin ortaya çıxacağını yaza bilərsiniz. Sonda yenə pozitivlə bitirmiş olursunuz. Yoxsa, ki, “Salam, Xeyr, bildirim ki, siz bunu yazmısınız, səhv düşünürsünüz, biz elə demək istəmədik, bu əməyə hörmətsizlikdir Sizin bunu xxx adlandırmanız və s. Sağ olun.” – həqiqətən də bu tip buna bənzər “nervinni” dostlar çoxdur. Sendviç adından göründüyü kimi üstü və altı çörək, ortada isə əsas şey- yəni ət olur. Qısası “zəhərinizi” mailin ortasında tökün. Bu cür yazmasan yadda qalmır 🙂 Bu da belə.

5. Email mövzusunu qeyd edin

Həqiqətən də 21-ci əsrdə başlıqsız email göndərənlər var. Yəqin bu insanların sayı çoxdur ki, mail yazanda yazıq soruşur ki, “siz başlıq qeyd etməmisiniz, mesajı belə göndərdiyinizdən əminsinizmi zad”. Bir insan gün ərzində fərqli tip maillər alır və onları vacibliyinə görə kateqoriyalaşdıranlar var. Başlıq özü mailə reaksiyaya səbəb ola bilər. Məsələn, Siz mail başlığında “Təcili….” yazıb ardını yazsanız, böyük ehtimal onu alan ilk başlığı görüb reaksiya verəcəkdir. Bir də unutmayın ki, maili telefona alanların bir çox trafik çox getməsin deyə, ancaq mail başlıqlarını yüklə funksiyasını aktiv edib. Başlıq maraqlı gəlsə, onu oxumaqda tələsə bilər. İstər başlıq olsun, istər içərik yazanda da qaydalara, nöqtəsinə vergülünə diqqət etmək lazımdır.

6. Email əlavələri edərkən (attach) diqqətli olun

Bu ən yaralı yerdir. Bəzən həcmi çox böyük olan maillər göndərilir. Daha doğrusu mailə əlavəyə iri həcmli şəkillər, video, təqdimatlar və s. yüklənir. Nəzərə alın ki, indi dünya get-gedə mobilləşir. Mobildən isə bu tip faylları açmaq “sərfləi” deyil. Onun yüklənməsini gözləməyə də vaxt yoxdur. İndi n qədər təqdimata baxmaq üçün xüsusi resurslar, iri həcmli faylları yükləyib saxlamaq üçün mənbələr (sendspace, dropmefiles, wetransfer) var. Yaxşı olar ki, bunlardan istifadə edəsiniz. Belə olanda mənə maraqlıdırsa, yükləyəcəm baxacam. Hələ o şəkilləri attach yox, birbaşa mailin içinə də atanlar olur 🙂

7. Qrammatikaya əməl etmək professionallıqdır

Hər nə qədər də maildir deyib keçməyin. Sizin yazınızı qarşı tərəf oxuyursa, yazı stiliniz və qaydalara görə Sizin haqqınızda fikir formalaşır. Bəzən bir mailin içində gah ingilis hərfləri ilə Azərbaycan dili, gah sırf Azərbaycan dili, gah 3-4 xarici dildə ifadələr və s. işlədilir. Qeyri-rəsmi yazışmalarda bunu hardasa etmək olar, amma rəsmi yazışmalarda buna diqqət etmək lazımdır.

8. Rəsmi yazışmalarda korporativ emaillərə üstünlük vermək lazımdır

Bir də görürüsən böyük bir şirkətin meneceri, ya rəhbəri fərdi mail xidmətlərindən istifadə edir yazışmalarda. Mən hələ açılan mail adından danışmıram. (ahmed007sunshine@xxxx.com və s.) Rəsmi yazışmalarda mütləq rəsmi maillərdən istifadə etmək lazımdır. Şəxsi maillərinizdə də qalsın istəyirsinizsə, BCC-dən istifadə edin.

9. Mövzu ardıcıllığını izləmək üçün mənbə maili üzərindən hərəkət edin

Bəzən olur ki, hər hansı bir iş üzrə mail yazırsan və bu mail üzərindən yazışmalar gedir. Bir də görürsən eyni mövzuda danışdığın mail üçün yeni bir mail başlığı ilə yazı gəlir. Yaxşı olar ki, mövzunun ardıcıllığını, yazışmanın istiqamətinin necə getdiyini bilmək üçün, ən pis halda isə heç nəyin yaddan çıxmaması, sübut olması üçün eyni mailin üzərindən danışmaq, əvvəlki yazışmaları saxlamaqla cavab vermək daha məqsədəuyğundur.

10. CC-lərə qarşı diqqətli olun

Bu gün n qədər adam var ki, toplu mail göndərən zaman əsas alıcının mailini əsas hissədə yazıb, o biriləri isə açıq CC-yə qoyur. Bu halda maili alan hər kəs ondan başqa bütün digər adamların da mailini görür. Burada hər şey məqsəddən asılıdır, Siz istəyirsinizsə, görsünlər o başqa. Amma məsələn, mətbuata press reliz göndərmisinizsə, hansısa xəbər saytı niyə bilməlidir ki, Siz bu press relizi ondan başqa kimlərə də göndərmisiniz. CC-ilə bağlı digər məsələ isə yazışmanın ortasında CC-dən çıxarılan və ya əlavə edilənlərlə bağlıdır. Unutmayın ki, yazışmanın ortasında mailə kimisə əlavə etmisinizsə, bu haqda maildə olan hər kəsi xəbərdar edin, şəxsi təqdim edin. Eyni zamanda Sizə mail gəlirsə, CC-də məsələn, 4 nəfər olursa, ona cavab yazarkən hamıya cavab ver düyməsindən istifadə etmək lazımdır. Öz başınıza, istəyə görə kimi saxlayıb kimi çıxartma qərarı vermək etik deyil, professionallıq da deyil. CC-də əlavə adamlar varsa, demək belə lazımdır. Bəzən olur ki, sən CC-yə kimisə əlavə edirsən, cavab yazan yenə ancaq sənə yazır, sən yenidən əlavə edirsən, o yenə cavabında ancaq sənə yazır. Belə olmaz. Bəzən də 2 menecer öz arasındakı yazışmaya anidən müdiri də əlavə edir. Bu da ciddi məcburiyyət olmadıqca edilməməlidir. Və ya qarşı tərəfin razılığı da alınmalıdır.

11. Mailə gec cavab verməyin

Bəzən gec cavablama o həddə çatır ki, rəhbər az qala hər menecerə bir başqasına mail yazanda onu da CC-yə qoymasını tələb edir ki, bəlkə onu kopyada görüb cəld tərpənərlər. Çalışın maili aldınızsa, həmin an cavab verə bilməsəniz də, maili aldığınızı təsdiq edin, yaxın müddətdə cavablandıracağınızı qeyd edin. Və ya konkret cavab verəcəyiniz müddəti yazın. Uzun müddət cavab verə bilmirsnizsə, o zaman avtomatik cavablandırma xidmətindən istifadə edin. Amma heç bir halda uzun müddət cavabsız saxlamayın. Toplu təkliflərdə və s. hallarda cavab verməmək olar. Amma konkret işlə bağlı yazışmalarda operativlik çox şeyi həll edir.

12. Görüşdən sonra qısa xülasə yazsanız pis olmaz

Bəzən iş görüşmələrindən sonra alınan qərarların maillə xülasəsinin yazılması çox effektiv olur. O olmayanda növbəti addımda kimin nə iş görəcəyi daha aydın və net olur. Və görüşdə danışılanların təsdiqi də o maillə sübut olunur. Yəni görüşdə əksini demişdinsə, o zaman xülasə maildə qeyd et ki, biz belə danışmamışdıq və s. Hər şeyin rəsmi və sübutlu olması üçün mail üzərindən yazışmalar təsirli ola bilir. Bu əsasən də öz aralarında normal analaşa bilməyən əməkdaşlar üçün keçərlidir. Mənfi tərəfi odur ki, operativliyə təsir edir. Amma işi səhv görməkdənsə, bir az “gecikmək” daha yaxşıdır.

Bax belə. Bu mənim bu an üçün ağlıma gələn nüanslar idi. Sizin də əlavələriniz varsa, şərhlərinizdə qeyd edə bilərsiniz.

Növbəti dəfə daha faydalı olmaq ümidi ilə.